Unternehmenssteuerung 4.0 mit der passenden Business Intelligence

Die Ansprüche an ein modernes und leistungsfähiges Steuerungssystem mit ausgereifter Planungslogik sind enorm. Mensch und Maschine müssen hier Hand in Hand arbeiten.

Vom isolierten Zahlenfriedhof zur vernetzten Datenwolke
Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts und gerade im Beratungsumfeld enorm wichtig. Trotzdem gehen Unternehmen, als auch einige Beratungshäuser, noch nicht effizient mit diesem „Rohstoff“ um. Buchhaltungsdaten werden oftmals als einzige Datenquelle genutzt. Dabei sind Excel und andere Kalkulations- sowie Analyseprogramme gängige Tools, die keine Schnittstellenprobleme aufweisen und ständig weiterentwickelt wer-den. Manche Daten im Unternehmen werden als unwichtig bzw. wertlos erachtet. Im schlimmsten Fall sind kritische Daten nur in den Köpfen der Mitarbeiter oder der Geschäftsführung festgehalten. Wertlose Daten gibt es jedoch nahezu nicht mehr. Zudem sind riesige Datenmengen zu Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern im Unternehmen vorhanden, die unbewusst in den Systemen oder auf Notizzetteln ihr „Schattendasein fristen“. Als Folge entstehen riesige Zahlenfriedhöfe, die von Mitarbeitern doppelt gepflegt werden.

Die Consulting-Revolution
Um im Umfeld digitaler Geschäftsmodelle bestehen zu können, ist innerhalb der Unternehmenssteuerung das frühzeitige Erkennen zukünftiger Entwicklungen, Engpässe und Trends sehr wichtig. Obwohl Unmengen an Daten generiert werden, erscheinen die richtigen Daten oft gerade nicht oder nicht in verwertbarer Form vorzuliegen. Dabei wird nicht nur die reine Buchhaltung angezapft und mit den Managementaussagen ergänzt. Diese begrenzte Datengrundlage und -verarbeitung unterzieht sich einem Wandel: hin zur kollaborativen Bera-tung in Echtzeit. Externe Datenbanken, Mitarbeiter sowie Lieferanten und Kunden liefern wertvolle Daten via ERP, HRM und CRM. Der Mikrokosmos wächst damit zum Makrokosmos. Daten sind in der Cloud vernetzt sowie mobil und jederzeit abrufbar und können mit Hilfe von Cubes wie ein Würfel in beliebig vielen Dimensionen (z.B. Kennzahl, Kostenstelle, Kostenträger, Kunde, Produkt, Zeit) dargestellt werden. Mit der Etablierung des Begriffs Industrie 4.0, als vierte industrielle Revolution, befinden sich auch Unternehmensberatungen in der Zeit des Consulting 4.0.

Die Top-Beratungshäuser verfolgen das Thema Digitalisierung mit Nachdruck und gründen eigene „Digital Labs“. Sie passen ihre eigenen Prozesse permanent an die sich ständig ändernden digitalen Marktbedingungen an. Berater müssen dabei stets die Systeme ihrer Kunden verstehen. Der Schwerpunkt in der Beratung hat sich radikal geändert und verlagert sich weg von der reinen Standardanalyse hin zur Implementierung, da Analysen leichter zu erstellen und sogar zu automatisieren sind. Die Interpretation der erhobenen Daten, sowie alle weiteren Faktoren, die über die reine Analyse hinausgehen, bestimmen nun den Mehrwert der Beratungsleistung. Die Bindung zwischen Unternehmensberatung und Mandant ist zunehmend auch digital verknüpft und bildet die Basis für fortlaufende Optimierungen.

Business Intelligence revolutioniert die Anforderungen an die Unternehmenssteuerung
In der Praxis versteht man unter Business Intelligence die Revolution von Controlling, Berichtswesen und Planung sowie Markt- und Kundenanalyse. Die Unternehmensdaten werden genutzt um unter verschiedenen Blickwinkeln die Situation des Unternehmens zu bewerten. Die Analyse erfolgt in einem sogenannten Data-Warehouse. Die Cloud sorgt hierbei für eine komplette digitale Vernetzung. BI-Anwendungen beziehen Online Analytical Processing (OLAP), statistische Analysen, Prognosen sowie Data Mining mit ein. Treiber von Business Intelligence sind neben dem schnellen Datenwachstum und der enormen Datenmenge, die Rechenpower (Moores Gesetz) und die Vernetzung der Daten in der Cloud. Cloud Computing und BI-Tools werden den Markt für Unternehmenssoftware neu definieren. Self-Service-BI versetzt den Anwender in die Lage, Daten aus den verschiedensten Quellen zusammenzubringen und selbstständig auszuwerten. Aus dieser erhöhten Transparenz kann das gesamte Unternehmen einen Nutzen ziehen. Die Grundlage für die Nutzung der großen digitalen Datenmengen sind granulare, fehlerfreie Roh- und Stammdaten.

Die digitale Transformation fordert ein Zusammenspiel von Mensch und Maschine
Mit der Menge der Daten steigen die potentiellen Fehlerquellen, wie falsche Querverbindungen, nicht bereinigte Daten, Doppelerfassungen, Fehleingaben und Datenbrüche. Die Rechenpower ermöglicht die Erfassung der riesigen Datenmenge, die Software führt Standardanalysen durch und erkennt statistische Zusammenhänge und Abhängigkeiten. Der Mensch wiederum implementiert die Daten, knüpft komplexe Verbindungen und ergänzt die Datenflut mit der sozialen Komponente. Im Zusammenspiel von digitaler und emotionaler Intelligenz kann die Beratung und die Unternehmenssteuerung auf ein neues Level gehoben werden. Mit der Digitalisierung werden Beratungen zu starken Business Partnern, die aktiv beraten, kalkulieren und steuern. Nach wie vor treffen Menschen und nicht Maschinen strategische Entscheidungen. Roboter und Computer werden Menschen in der Unternehmenssteuerung auf absehbare Zeit nicht komplett ersetzen können. Unternehmen benötigen Mitarbeiter mit dem richtigen Know-how um all diese Informationen sinnvoll zu bearbeiten. Vorausschauende Analysen und sachkundige Vorschläge zur Innovation sind die Zukunft im Finanzwesen. Berater müssen nah am Kunden sein sowie mit Empathie und Vertrauen auf die Wünsche der Kunden eingehen. Ziel sollte sein, mit den Methoden von morgen und der Erfahrung aus der Vergangenheit zu analysieren und zu beraten. Digitalisierung bedeutet nicht Mensch vs. Maschine, sondern das Zusammenspiel von beiden. Die Kombination von Mensch und Business Intelligence schlägt zurzeit noch die reine künstliche Intelligenz.

Das Business Intelligence-Verständnis
Die riesigen Datenmengen ermöglichen den Wechsel von einer reaktiv-analytischen hin zu einer proaktiv-prognostizierenden Steuerung, wodurch Echtzeit-Datenanalysen und eine agile Unternehmenssteuerung statt-finden können. Mit der Digitalisierung ändert sich auch der Planungsprozess und der relevante Zeithorizont der Unternehmenssteuerung. Das schnelle, unterjährige Agieren auf Basis aktueller Forecasts wird wichtiger und die Frequenz der Rückkopplungsschleifen höher. Jährliche und starre Steuerungszyklen verlieren so an Bedeutung. Dies erfordert eine konsequente Effizienzsteigerung im Controlling. Der Planungsprozess wandelt sich hierbei mehr und mehr vom Top-Down-Prinzip zu einem Projekt, mit welchem sich alle eingebundenen Parteien identifizieren können. So wird in Zukunft die Kapazitätsplanung nicht nur basierend auf internen Erfahrungs- und Planwerten errechnet. Zusätzlich fließen externe Faktoren, wie saisonale Effekte, Großereignisse oder das Wetter, in das Modell mit ein, welche ebenfalls einen großen Einfluss auf Arbeitsstunden, Urlaub und Krankheit einzelner Mitarbeiter haben.

Anforderung an das Controlling: Echzeit-Daten und One-Klick-Dashboards
Traditionelle Schritte der Finanz- und Unternehmensplanung bleiben bestehen, wenngleich die Digitalisierung in Form von Big Data und Business Intelligence das Controlling revolutioniert. Externe rechtssichere statische Print-Dokumente und Rating-Reports werden weiter gefragt sein, intern jedoch entwickelt sich das Controlling zur digitalen Unternehmenssteuerung weiter und fokussiert sich auf Echtzeit-Visualisierungen mit One-Klick-Dashboards. Die Aufgabe des Beraters liegt darin, durch die Erstellung einer geeigneten Datengrundlage und wichtiger Kennzahlen, das Management bei der Entwicklung der Jahresziele, der Einhaltung der abgeleiteten Planzahlen sowie der Bewertung von Chancen und Risiken optimal zu unterstützen. Für den Berater entsteht ein neues Kompetenzprofil mit strategischen Aufgaben. Neue Fähigkeiten, Kenntnisse in Statistik und der Informationstechnologie, soziale und kommunikative Kompetenz sowie ein solides Verständnis des Geschäfts, sind neben den traditionellen Anforderungen an System- und Methodenkenntnis gefragt. Das Controlling muss dabei die ureigenen Denkmuster infrage stellen, vom Denken in Jahresscheiben zur Projektbetrachtung, von der Einzelmaßnahme zur Portfolioperspektive, vom Denken in Sicherheit zu einer Trial-and-Error-Kultur.

Digitales Reporting für die Unternehmenssteuerung
Die breite Datenbasis ermöglicht es, automatisierte Reports mit hoher Prognosegüte in einer nie dagewesenen Granularität von Top-Kennzahlen bis hin zur kleinsten operativen Kennzahl zu erstellen. Reports werden als Basis für die Kollaboration und Interaktion einzelner Empfängergruppen spezifisch angepasst. Der Druck, Entscheidungen schneller treffen zu müssen, erhöht den Bedarf an Adhoc-Analysen entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Forecasts und operative Entscheidungsprozesse werden zunehmend über Predictive-Analytics-Tools automatisiert. Interaktive Visualisierungswerkzeuge gewinnen bei der Menge der Daten deut-lich an Bedeutung, da diese mehr Erkenntnisse liefern als eine statische Grafik. So können Daten effizienter ausgewertet, mit anderen Daten zusammengeführt und Szenario-Analysen wesentlich besser erstellt werden. Mithilfe dieser Dashboards sind auch nicht-technische Anwender in der Lage, selbstständig auf Informationen in Echtzeit zuzugreifen und diese individuell zu modifizieren. One-Klick-Auswirkungen, wie z.B. eine Simulation eines 20 %-Einbruchs bei einem Produkt oder Segment oder auch der Aufbau eines neuen Geschäftsfeldes, sind durch die Komplexitätsreduktion durch Business Intelligence möglich. So werden Freiräume für Ideen und Kreativität geschaffen. Neben den interaktiven Dashboards werden klassische Reports für bestimmte Adressaten wie Banken oder Kapitalgeber aber weiterhin ihren Stellenwert behalten.

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