GmbH und Buchhaltung – warum die doppelte Buchhaltungspflicht?

Ohne Bürokratie geht es nicht. Die beste Geschäftsidee versandet, wenn der Unternehmer seine gesetzlichen Pflichten missachtet.

Wiesbaden, 29.10.2014
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Dazu gehört, dass der Geschäftsführer einer GmbH auch seine Buchführungspflichten erfüllt. Jede Handelsgesellschaft ist nämlich verpflichtet, Bücher zu führen und so ihre Handelsgeschäfte und die Lage ihres Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen.

So als wäre dies noch nicht genug, verpflichtet das Gesetz die Kapitalgesellschaften auch noch zu einer doppelten Buchführung. Nur für kleine Unternehmen mit überschaubaren Geschäftsprozessen genügt eine einfache Buchführung. Größere Unternehmen sind hingegen buchführungspflichtig und zu einer doppelten Buchführung verpflichtet. Buchführungspflichtig sind insbesondere Kapitalgesellschaften, also GmbHs und AGs. Doppelte Buchführung bedeutet nicht zugleich doppelte Arbeit. Sie beinhaltet nur, dass jeder Geschäftsvorfall doppelt erfasst wird.

Im Wege der doppelten Buchführung erstellt der Geschäftsführer die Gewinn- und Verlustrechnung der Gesellschaft sowie die Bilanz und den Jahresabschluss. Die damit verbundene Arbeit hat immerhin den Vorteil, dass der Geschäftsführer jederzeit die Verbindlichkeiten der Gesellschaft überblicken kann, über offene Kundenrechnungen und die Liquidität des Unternehmens informiert ist und auch die Gesellschafter entsprechend informieren kann.

Ganz entscheidend wirkt sich dieser Vorteil aus, wenn eine Gesellschaft insolvenzgefährdet ist. Dann ist der Geschäftsführer verpflichtet, sobald er die Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit feststellt oder hätte feststellen müssen, beim Insolvenzgericht binnen 3 Wochen nach seiner Kenntnis Insolvenz anzumelden. Versäumt er diese Frist, haftet er weitgehend persönlich für Verbindlichkeiten der Gesellschaft und muss zudem mit empfindlichen strafrechtlichen Maßnahmen bis hin zur Verurteilung zu einer Freiheitsstrafe rechnen.

Wer dann auf zuverlässige Unterlagen zurückgreifen kann, hat weitaus weniger Schwierigkeiten, die Insolvenzsituation zu beurteilen und seiner Verantwortung gerecht zu werden, als derjenige, der erst umständlich die Fakten zusammentragen muss und nicht sicher weiß, wie seine Situation tatsächlich zu beurteilen ist. Die vom Gesetzgeber vorgesehene und extrem kurz bemessene Frist von drei Wochen zur Beantragung der Insolvenz lässt dem Geschäftsführer, der sich in diesen Fällen meist in einer totalen Stresssituation befindet, extrem wenig Zeit, sich zu orientieren und eine derartig einschneidende Maßnahme zu treffen.

Nur der Rückgriff auf entsprechende Unterlagen gewährleistet, dass der Geschäftsführer die richtige Entscheidung trifft. Umgekehrt kann er sich auf diesem Weg gegen einen eventuellen Vorwurf wehren, er habe verspätet Insolvenz angemeldet, wenn er anhand seiner im Wege der doppelten Buchführung erstellten Unterlagen dokumentieren kann, dass er korrekt gehandelt hat.

Aber auch derjenige, der die Geschäftsanteile einer Kapitalgesellschaft erwirbt, ist daran interessiert, sich zuverlässig über den wirtschaftlichen Hintergrund eines Unternehmens zu informieren. Eine geordnete doppelte Buchführung spricht für die Seriosität eines solchen Unternehmens und gewährleistet, dass bislang alles in ordentlichen Bahnen abgelaufen ist.

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