Die geheimen Personalreserven
Länger als sonst prägt eine Hochkonjunktur das Geschehen in der Wirtschaft. Mit jeder Konjunktur kommt das Thema „war for talents“ und diesmal besonders ausgeprägt.
Es ist ideal für ein Unternehmen, jederzeit in allen Bereichen die Kapazitäten zu haben, die für eine kundengerechte Ausführung aller Aufträge notwendig sind. Ideal, wie gesagt, aber nicht realistisch. Studien besagen, dass ein Unternehmen mit achtzigprozentiger Auslastung optimal fährt. Eine höhere Auslastung verschlechtert die Ergebnisse in allen Bereichen.
Heute liegen viele Unternehmen über der optimalen Auslastung und das schon seit längerer Zeit. Mehr Mitarbeiter wäre wünschenswert, aber der Markt ist „leergefegt“. Die Liste der möglichen Alternativen ist lang: Überstunden – Qualifizierung – Weiterbildung – Outsourcing – ältere Arbeitnehmer – Zeitarbeitspersonal – und mehr. Diese Quellen sind nicht neu und ebenfalls weitgehend ausgeschöpft.
Die Spirale abfahren
Produkte und Leistungen entstehen in Prozessen. Beginnend beim Arbeitsschritt bis hin zu den übergeordneten Geschäftsprozessen kann man sich eine Spirale vorstellen, die immer weiter greift. In regelmäßigen Abständen sollte man den Weg der Spirale in immer größeren Kreisen abfahren. Bei den heutigen schnellen Entwicklungen und den technologischen Möglichkeiten sammelt sich schnell ein „Bodensatz“, der unerwartete Ressourcen verschwendet.
Das Vorgehen kann
– erstens engpasskonzentriert – „Wo hakt es denn?“ oder
– zweitens systematisch dem Verlauf der Spirale folgend sein.
Nach dem Motto: „Wenn es brennt, muss man löschen.“ werden die meisten Unternehmen zur ersten Variante greifen.
Der Start der Spirale
Wer die erste Variante wählt geht auf die Engpass-Suche:
– Wo staut es sich?
– Wo geht es schwer?
– Wo stehen vor einer Maschine die Halbfertigteile?
– Wo stockt der Materialfluss?
– Wo gibt es Verständnisprobleme?
– Wo erledigen Facharbeiter operative Aufgaben?
– Wo wird viel gesucht, recherchiert?
– Wo müssen Arbeiten wiederholt werden?
– Was muss wo gemahnt werden?
– …
Man geht einfach mit der Engpass-Brille durch das Unternehmen. Als Unbeteiligter. Man schaut und fragt sich: „Was machen die denn da?“ Eine Liste entsteht. Und die wird lang. Prioritäten werden gesetzt und los geht es.
Da kaum ein Unternehmen die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter gestaltet hat, wird hier das größte Potenzial liegen.
Wir wechseln vom Energiespar-Modus A – es laufen die eingefahrenen Gewohnheiten ab – in den Entwicklungs-Modus B – wir dokumentieren die Abläufe und entwickeln sie – . Das machen die Mitarbeiter gerne, denn sie erkennen sofort die Möglichkeiten, sich von unnötigem Ballast zu befreien. Die bearbeiteten Abläufe fügt man in die Organisations-Struktur und lädt sie auf das Ablauf-Portal hoch. Jetzt sind die Abläufe für jeden greifbar und ein akribischer Entwicklungsprozess beginnt.
Vor Beginn der Entwicklungen wurde bereits festgelegt, welche Ergebnisse danach gemessen werden sollen. Auf dieses Ziel ist alles ausgerichtet, denn es sollen ja Kapazitäten gewonnen werden.
Gehirngerechte Arbeitsabläufe
Wir wechseln von Modus A in Modus B, um die Abläufe zu entwickeln. Für die Umsetzung müssen wir zurück in Modus A, um mit neuen Gewohnheiten ans Werk zu gehen. Mit einem Wort, die neuen Abläufe müssen gelernt werden. Die entsprechende gehirngerecht Gestaltung erleichtert das. Das bringt zusätzlich folgende Vorteile mit sich:
Der Neue hat es leicht
Gehirngerecht aufbereitete Arbeitsabläufe können autodidaktisch gelernt werden. Welche Abläufe zu lernen sind, sagt der Arbeitsplatz-Code. Damit sind die Weichen für eine erfolgreiche Rekrutierung gestellt.
Was ist mit einem neuen Mitarbeiter zu tun?
– man zeigt ihm das Ablauf-Portal
– er erhält seinen Arbeitsplatz-Code
– er ruft „seine“ Abläufe auf dem Portal auf
– und er startet mit der Bearbeitung seiner Aufgaben.
Was wird damit erreicht?
– die Einarbeitungs-Zeit schrumpft gegen Null
– die Arbeitskapazität der vorhandenen Mitarbeiter wird geschont
– auch mit einer niedrigeren Qualifizierung erfüllt der Neue die hohen Ansprüche
– das erleichtert die Rekrutierung, man findet schneller Personal.
Facharbeiter-Potenzial gewinnen
Wenn wir schon dabei sind die Arbeitsabläufe zu gestalten, können wir auch den Facharbeiter-Engpass ins Visier nehmen.
Beobachtet man einen Facharbeiter bei seiner Arbeit, ist man oft erstaunt, wie groß der Anteil der Arbeiten ist, die sich mit einer geringeren Qualifikation erledigen lassen.
Was ist zu tun?
– die Arbeitsabläufe werden durch entsprechende Gestaltung auf das hohe Qualifizierungs-Niveau angehoben
– den Facharbeitern wird „zugearbeitet“ und sie konzentrieren sich auf die Arbeiten, die ihrem Level entsprechen
– die Möglichkeiten der Digitalisierung werden erkannt und mit Apps umgesetzt.
Und ganz nebenbei steigt dabei die Qualifizierung der Mitarbeiter im Umfeld des Facharbeiters.
Wenn man schon mal dabei ist, bei der Gestaltung der Arbeitsabläufe, geht auch noch Folgendes:
Wir lieben Wertschöpfung
Wissen die Mitarbeiter, dass nicht alle Arbeiten zu einer Wertschöpfung führen? Können sie zwischen wertschöpfenden und wertneutralen – die bringen nichts – Arbeiten unterscheiden?
Die Erfahrung sagt: „Nein.“ Wir leben in einer Zeit, in der die Anzahl der wertneutralen Arbeitsschritte dabei ist die der wertschöpfenden zu überholen:
„Es kann doch nicht sein, dass die Hälfte der Personalinvestitionen auf direktem Wege in den Müll geht.“
Leider wird es eine Analyse schnell bestätigen.
Was kann man mit den Millionen anfangen, die in der großen Spardose schlummern? Dieses Problem ist sicher schnell gelöst.
Die Spirale greift weiter
Wer die beschriebenen Schritte geht, ist schon sehr weit, aber noch nicht am Ende.
Wie wäre es, man stellt den gesamten Prozess der Produkt- oder Leistungserstellung total auf den Kopf? Entscheidend ist die Bereitschaft aller Beteiligten alles, was ist, infrage zu stellen.
Im Zeitalter der Digitalisierung ist das machbar. Und wenn man mal so richtig dabei ist, entsteht auch gleich ein neues Geschäftsfeld, wie man es heute immer wieder erlebt.
Weitere Informationen.
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Herr Wolfgang T. Kehl
Gräfinthaler Straße 12
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email : kontakt@goaling.de
Die PR-Notiz greift das Thema Personalengpässe auf und zeigt Wege auf, wie die Engpässe auf einfache Weise aufgelöst werden können.
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