Die Zeiten des Aktenschiebens sind vorbei

Iron Mountain und AIIM veröffentlichen Bericht über künftige Anforderungen an Informationsprofis

Hamburg – 25. Februar 2016. Aktenverwalter und Informationsmanager – die traditionellen Hüter der Geschäftsunterlagen -stehen unter Druck. Laut einem neuen von Iron Mountain und vom weltweiten Informationsmanagement-Verband AIIM herausgegebenen Bericht [1] müssen sie sich als Experten in Sachen Datenanalyse und IT-Sicherheit neu erfinden, sowie in Zukunft kreativ denken, um schneller auf Veränderungen reagieren können.

Laut dem Bericht erwarten Arbeitgeber bis 2020 von ihren Informationsmanagern, sich Kompetenzen im Risiko-Management anzueignen; für 50 Prozent der Arbeitgeber spielen dabei die Aspekte Sicherheit und Datenschutz die größte Rolle. Weitere 47 Prozent verlangen von Informationsmanagern, dass sie Content- und Informationsmanagement für eine breite Palette an Formaten und Plattformen betreiben. Für 44 Prozent spielt der Bereich Datenanalyse eine große Rolle.

Diese Erkenntnisse bestätigen Studienergebnisse aus dem Jahr 2015 [2]. Im letzten Jahr zeichnete sich bereits ab, dass der Beruf als Informationsmanager immer häufiger technische Kompetenzen sowie Tätigkeiten erfordert, die eng mit den Kollegen aus der Datenanalyse und der IT-Abteilung verknüpft sind. Allerdings zeigt der aktuelle Bericht auch, dass diese Fähigkeiten allein nicht ausreichend sind. Arbeitgeber verlangen von Informationsprofis vielmehr neue Geschäftsmöglichkeiten über Informationen zu erschließen. Außerdem sollten sie in der Lage sein, ihren Kollegen in kritischen Situationen wie etwa Fusionen, Übernahmen oder Veräußerungen zur Seite zu stehen.

Es besteht nun die Sorge, dass der Bericht eine deutliche Diskrepanz zwischen dem, was Arbeitgeber erwarten und dem, was ihre Informations-Profis tatsächlich leisten können, offenbart.

Aufholbedarf bei Informationsprofis

Was die Soft-Skills betrifft, so zeigt sich die größte Lücke bei der Fähigkeit, auf Veränderungen zu reagieren. Von 70 Prozent der befragten Unternehmer wird dies als sehr wichtig erachtet, gleichwohl sind nur die Hälfte der Informationsprofis zuversichtlich, dies heute schon zu können.

Die Informationsprofis sehen ihre Expertise woanders: 56 Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Expertise im Bereich Training zu den Kernkompetenzen gehört. Danach folgen Unternehmenskommunikation (47 Prozent) sowie Mentoring (52 Prozent). Leider spielen diese Skills für Arbeitgeber kaum eine Rolle. Lediglich 21 Prozent der Wirtschaftsführer machen sich Gedanken über Kommunikationsfertigkeiten und nur 12 Prozent messen Mentoring-Fähigkeiten eine Bedeutung zu.

Was die wichtigsten Soft-Skills – das innovative Denken – angeht, sind sich beide Seiten einig. Dies wird von 72 Prozent der Arbeitgeber sowie von 62 Prozent der Informationsprofis gewünscht. Darüber hinaus bewerten beide Seiten die Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen, als gleichermaßen wichtig: 57 Prozent der Arbeitgeber sowie 62 Prozent der Aktenverwalter und Informationsmanager betrachten dies als wichtige Fähigkeit.

„Unternehmen auf der ganzen Welt teilen dieselben Ziele, wenn es darum geht, Informationen in einer zunehmend digitalen Welt zu verwalten: Sie streben nach Datensicherheit und Compliance und wollen gleichzeitig in der Lage sein, Informationen zu ihrem Wettbewerbsvorteil und zur Erreichung von Wachstum zu analysieren“, sagt Sue Tombley, Managing Director of Thought Leadership bei Iron Mountain. „Für die Aktenverwalter und Informationsmanager von morgen, bedeutet dies, dass sie sich zu einer neuen Generation von Informationsprofis weiter entwickeln müssen, die stärkere technische, analytische und Management-Fähigkeiten besitzen und gleichzeitig genügend Selbstvertrauen haben, zu denken, vermitteln und zu beraten.“

„Je mehr wir mit unseren Kunden, Mitgliedern und anderen reden, desto mehr realisieren wir, dass das Berufsbild des klassischen Aktenverwalters und Informationsmanagers sowie seine Verantwortlichkeiten zukünftigen Herausforderungen nicht gewachsen sind“, stellt John Mancini, President und CEO von AIIM, fest. „Dieser Beruf muss sich den neuen Herausforderungen anpassen. Andernfalls läuft er Gefahr, obsolet zu werden und durch automatisierte Software oder andere Berufe wie Datenanalysten oder IT-Profis ersetzt zu werden. Die Veränderungen müssen mit einer qualitativ hochwertigen Ausbildung sowie einer beruflichen Entwicklung einhergehen, die Aktenverwaltern und Informationsmanagern dabei hilft, sich auf ihre zukünftige Reise als Informationsprofis vorzubereiten.“

[1] Next Generation Information Management Professional, AIIM und Iron Mountain, Februar 2016.

[2] Coleman Parkes für Iron Mountain. Coleman Parkes befragte Entscheidungsträger in der Wirtschaft sowie Angestellte in der Aktenverwaltung und im Informationsmanagement; in 900 Unternehmen zwischen 250 und 999 Mitarbeitern; in den Branchen Einzelhandel, Recht, Finanzen, Pharma, Versicherungen, Energie, Fertigungsindustrie und Maschinenbau; in Deutschland, dem Vereinigten Königreich, Frankreich, Spanien, den Niederlanden und den Vereinigten Staaten. Die Studie wurde online im Januar und Februar 2015 durchgeführt.

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Iron Mountain ist ein führender Dienstleister für Lösungen im Bereich Informationsmanagement. Die mehr als 1.000 gesicherten Archivcenter des in 36 Ländern tätigen Unternehmens umfassen 6 Millionen Quadratmeter. Iron Mountain kümmert sich um die Archivierung, Sicherung, Verwaltung und Wiederherstellung von physischen und digitalen Firmenunterlagen, Daten und Datenträgern, um Organisationen bei der Compliance-gerechten Aufbewahrung ihrer Dokumente, der Reduzierung ihrer Lagerkosten und der effizienteren Nutzung ihrer Informationen zu unterstützen. 1951 gegründet, speichert und sichert Iron Mountain Milliarden von Informationen, darunter Geschäftsdokumente, Backup-Bänder, elektronische Akten und medizinische Daten.

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